Minutes of Meeting (MoM) - Persiapan Brand Activation Open House STMNPBDG.Merch
Tanggal: 5 Mei 2026 Waktu: 21:00 WIB – Selesai
1. Ringkasan Eksekutif
Rapat 5 Mei 2026 difokuskan pada persiapan Open House (OH) 15–17 Mei. Tiga hal yang harus beres sebelum hari-H: website harus naik dari progres 70% ke siap pakai, pricing harus final dengan margin 30–50%, dan koordinasi OSIS untuk tenaga lapangan perlu dikunci.
Semua divisi diminta sinkron sebelum sampling produk pada 8 Mei. Yang jadi prioritas utama: pastikan sistem penjualan online nyambung dengan booth fisik, supaya tidak ada transaksi yang lepas atau diskon yang bocor ke luar.
2. Daftar Peserta & Peran
- CEO: Pengambil keputusan final, terutama soal anggaran.
- Rijal (Ijal): Creative Lead & Moderator — pegang desain, kontrol output tim Rei, dan produksi konten BTS.
- Novan: Sales & Pricing — simulasi profit, riset harga kompetitor, dan skema diskon.
- Agung: Platform & Marketing — UI/UX website, Meta Ads, sistem QR.
- GG: Lead Developer — stabilitas sistem, fitur login, pengujian QA.
- Restu: Logistik & Stok — inventarisasi dan pembaruan stok di sistem ODU.
- Fahmi & Dapi: Talent Coordinator — cari 6 model dan koordinasi dengan pihak sekolah.
3. Agenda Rapat
| Agenda | Status |
|---|---|
| Yorukai (Koordinasi Strategis Malam) | Dibahas |
| Pengembangan & Persiapan Produk (Open House) | Dibahas |
| Timeline Produksi & Konten Kreatif | Dibahas |
| Koordinasi Logistik & Hubungan Eksternal (OSIS) | Dibahas |
| Infrastruktur Digital (Website & Sistem Kasir) | Dibahas |
| Strategi Pricing & Skema Penjualan | Dibahas |
| Alokasi Anggaran (Information Sheet) | Dibahas |
| Mitigasi Risiko & Blocker | Dibahas |
4. Pembahasan Per Topik
4.1. Pengembangan & Persiapan Produk
Produk dipilih berdasarkan dua kriteria: modal cepat balik dan bisa diproduksi dalam waktu singkat. Ada 7 item final: T-shirt (Short & Long Sleeve), Half-zip, Sticker Jurusan, Sticker Pack, Leather Keychain, dan Kaos Kaki.
- Material: Tekstil pakai Cotton Combed 24S, sablon Plastisol dari Fines. Half-zip pakai Adidas Polyester dengan YKK zipper.
- Margin terbaik ada di Leather Keychain — HPP kemasan cuma Rp200, bisa dijual dengan margin Rp10.000–Rp15.000 per unit (supplier: Kang Adi).
- Kaos kaki titipan dari Rei dengan sistem markup. Kualitas harus dievaluasi dulu sebelum dipertimbangkan untuk produksi kustom di Sport Series nanti.
- Suraya dipisah: aktivasi OH (15–17 Mei) berbeda dari peluncuran Ready Stock Suraya yang ditargetkan 15 atau 19 Mei, agar arus kas tidak terganggu.
4.2. Timeline Produksi & Konten Kreatif
- Sampling produk harus selesai 8 Mei. Pemotretan dijadwalkan 10 Mei, pukul 10.00–16.00 WIB.
- Rijal bertanggung jawab atas direction dan quality control terhadap tim Rei — output visual harus sesuai standar brand. Tim juga wajib produksi konten BTS untuk materi kampanye setelah event.
4.3. Koordinasi Logistik & OSIS
OSIS jadi tenaga lapangan utama. Pertemuan 10 Mei akan bahas layout booth dan pembagian tugas per hari (Day 1–3).
- Barang besar (monitor/TV, koordinasi dengan Pak Erwin) mulai dititip di Sekre OSIS pada 10 Mei.
- Materi presentasi untuk OSIS harus mengikuti format yang sama dengan pertemuan Kamis/Minggu.
4.4. Infrastruktur Digital (Website & Sistem Kasir)
Website di progres 70%, sudah ada fitur login untuk riwayat order.
- Dynamic QR Code wajib diaktifkan dengan refresh tiap 5 menit — ini kunci supaya link diskon booth tidak tersebar ke publik.
- Item ready stock pakai sistem kasir IPOM. Setiap update stok wajib di-tag ke Restu.
4.5. Strategi Pricing & Skema Penjualan
Novan sudah simulasi margin 30%, 40%, dan 50%. Kompetitor jual T-shirt di Rp145.000 termasuk stiker.
- Harga website pakai margin standar. Harga booth dapat diskon khusus atau gratis ongkir untuk dorong kunjungan fisik.
- Flash Sale diterapkan di jam-jam tertentu. Semua skema ini harus masuk simulasi profit sebelum hari-H.
4.6. Alokasi Anggaran
Tidak ada sistem talangan pribadi yang tidak tercatat — kebijakan ini berlaku ketat tahun ini.
- Total Budget: Rp4.210.000
- Realisasi Sampling: Rp2.460.000
- Sisa Budget: Rp1.750.000
- Rincian operasional: Bensin 5 mobil (Rp500.000), Sewa Booth (Rp150.000), Meta Ads (Rp200.000).
- Semua anggota diingatkan lunasi iuran Rp22.000 ke rekening Tbbek.
5. Risiko & Mitigasi
| Risiko | Dampak | Mitigasi |
|---|---|---|
| Cuaca/pencahayaan buruk | Foto hasil rendah | Pemotretan dibatasi maksimal pukul 16.00 |
| Server down / error web | Transaksi gagal | Audit QA 9–10 Mei; sediakan opsi order manual |
| Link diskon bocor ke publik | Margin turun | Dynamic QR aktif, refresh 5 menit |
| Stok tidak akurat | Rugi finansial | Audit stok tiap malam setelah booth tutup |
6. Action Items
| Task | PIC | Deadline | Output | Prioritas | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Reach out Kaisa (desain stiker) | Ijal | ASAP | Desain stiker jurusan final | Tinggi | In Progress |
| Finalisasi pricing list & Flash Sale | Novan | 7 Mei | Dokumen simulasi profit | Tinggi | Finalisasi |
| Testing QA website | GG | 10 Mei | Laporan stabilitas sistem | Tinggi | Belum mulai |
| Setup Meta Ads (Rp200k) | Agung | 12 Mei | Kampanye aktif | Sedang | Belum mulai |
| Follow-up 6 model & IG username | Fahmi/Dapi | 6 Mei | Daftar model terkonfirmasi | Tinggi | In Progress |
| List logistik lengkap | Restu | 6 Mei | Dokumen inventory siap cetak | Sedang | In Progress |
| Bayar iuran Rp22.000 ke Tbbek | Semua | 6 Mei | Rekening Tbbek balance | Tinggi | In Progress |
7. Parking Lot
- Produk jangka panjang: custom socks, custom bags, Run/Sport Series.
- Pinjam monitor/TV dari Pak Erwin untuk kebutuhan booth.
8. Next Steps
Semua penugasan harus selesai sebelum pertemuan Kamis. Setelah itu fokus langsung ke persiapan materi presentasi untuk OSIS.
Pesan CEO: "Ingat Suraya waktu Ramadan — target 20–30 unit, realisasi 100. Itu bukan kebetulan. Jaga profesionalisme di setiap detail, dan kita jaga agar bisnis ini jadi sumber pemasukan yang stabil dan berkah."
9. Glossary
- QA: Pengujian manual untuk memastikan fitur checkout dan pembayaran berjalan tanpa bug.
- Flash Sale: Flash Sale internal untuk ciptakan urgensi beli di lokasi.
- Half-zip: Atasan dengan ritsleting pendek, material Adidas Polyester.
- Dynamic QR: Kode QR yang linknya otomatis berubah setiap 5 menit.
- SKU: Kode unik identifikasi stok (sebelumnya disebut SQ secara internal).
- Yorukai: Sesi koordinasi tim di malam hari untuk bahas strategi kreatif dan operasional.
